Pressione da scadenze: bilanciare tempo e risorse aziendali evita lo stress e massimizza il risultato

Cultura AziendalePressione da scadenze: bilanciare tempo e risorse aziendali evita lo stress e massimizza il risultato
scadenze

Pressione da scadenze: bilanciare tempo e risorse aziendali evita lo stress e massimizza il risultato

Le scadenze sono una necessità universale in ogni settore, perché garantiscono che il lavoro venga svolto e i progetti vengano consegnati in tempo. Tuttavia, è possibile che esse arrivino con un incombente senso di pressione che può incidere sulla salute, non solo fisica. Quando una scadenza viene gettata in cima a un carico di lavoro già esorbitante, raggiungerla può sembrare insormontabile.

La pressione sulle scadenze è qualcosa che molti di noi devono affrontare, ma poiché le scadenze sono inevitabili, diviene fondamentale imparare a gestire il tuo tempo e le risorse per evitare che la pressione sulle scadenze provochi stress da lavoro.

Per evitare che la deadline e la pressione che l’accompagna ti travolgano, proviamo ad osservare il fenomeno delle scadenze e traiamone un insegnamento a migliorare la gestione del tempo e delle risorse.

Perché le deadline sono importanti?

In genere, abbiamo delle scadenze per uno o più dei seguenti motivi:

  • per assicurarci di portare a termine il nostro lavoro. È facile ritardare o dimenticare un’attività che non ha un punto finale concordato. Le scadenze aiutano a evitarlo;
  • per favorire un regolare flusso di lavoro. Le scadenze ci aiutano a collaborare verso il raggiungimento di un obiettivo condiviso e a mantenere sulla buona strada progetti complessi e multifase;
  • per impostare le aspettative. Le scadenze chiariscono cosa dobbiamo consegnare e quando. Ciò significa che possiamo prendere il controllo del nostro lavoro, senza confusione.

Le scadenze però, con la pressione che si portano dietro, possono essere insidiose.

Uno studio condotto da Richard Boyatzis e riportato da Andrew Blackman in “The Inner Workings of the Executive Brain” afferma che solo chi ha bisogno di successo reagisce positivamente alla pressione delle scadenze, e riesce a trarre la motivazione giusta per rendere il proprio lavoro performante.

Questa interessante teoria sarebbe valida ci riferissimo solo ad attività meccaniche, perché in caso di attività in cui è richiesta creatività e rielaborazione di idee, sembra che le scadenze incalzanti possano influenzare negativamente il pensiero esplorativo.

Ciò si tradurrebbe in una riduzione del pensiero creativo e dell’innovazione, come ha raccontato l’agenzia ungherese Cafè Creative con “Deadline”, un corto a metà tra documentario e studio: tra dieci minuti e dieci secondi di creatività c’è tutta la differenza di questo mondo, se invitiamo un gruppo di ragazzini a completare un disegno.

Di contro, lavorare senza scadenze è a dir poco impossibile, come abbiamo spiegato all’inizio. Le scadenze si accompagnano agli obiettivi, ne scandiscono i passaggi.

Per ottenere performance migliori le scadenze vanno relazionate al compito da eseguire, ma soprattutto devono tenere in considerazione le caratteristiche e le peculiarità del lavoratore.

Come possiamo gestire il nostro tempo in relazione ad una scadenza?

Una volta che il task è stato assegnato e abbiamo individuato una data sul calendario, alcuni passaggi potrebbero aiutarti nell’ottimizzare il tuo tempo per massimizzare l’outcome, e ridurre i rischi di errore o peggio ancora, una mancata consegna.

Impostare scadenze false

Non si può attuare sempre, ma può essere efficace per un lavoro di team: se la scadenza è giovedì, prova a impostare la scadenza a martedì. L’auspicio è che il team si concentri in breve tempo e dia il massimo per consegnare. Una volta rispettata la deadline, festeggia il risultato con qualcosa che premi il team.

Dai priorità alle tue scadenze

Gestire un progetto può essere molto impegnativo con molte scadenze spesso presenti contemporaneamente. Il modo più efficace per gestire lo stress da scadenza è fare un passo indietro e capire quali scadenze hanno la priorità più alta.

Scrivi un piano

Sia che ti rimangano due settimane o due ore, è essenziale scrivere un piano per ciò che dovrai fare ogni ora o giorno, cosa ti aspetti alla fine del processo, come viene svolto ogni compito e come vengono eventualmente delegati i compiti.

Cerca aiuto quando necessario

Anche se ci viene detto di apparire calmi e rilassati sotto pressione, questo consiglio è spesso altamente controproducente. Essere invece aperti e autentici su ciò che proviamo, incluso chiedere aiuto quando ne abbiamo bisogno, porta a un migliore processo decisionale, e di conseguenza ad una migliore gestione del tempo in relazione ad una deadline.

Scomponi il progetto e festeggia i mini traguardi

Tutti noi procrastiniamo, ma se scomponi un risultato finale in attività di dimensioni ridotte e cancelli la tua lista mentre procedi, troverai un piccolo senso di realizzazione che ti aiuterà a motivarti verso il traguardo. Quanto è soddisfacente depennare le attività da un elenco di cose da fare?

Le deadlines sono inevitabili, certamente. Ma controllare la pressione è altrettanto obbligatoria, per una gestione sostenibile del carico di lavoro, che fa bene alla salute personale e dell’azienda.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.

Torna su
La forza del Gruppo Immedya risiede nelle persone: dipendenti, stakeholder, fornitori e partner.
Il pieno coinvolgimento di tutti è l’unica strada per il miglioramento continuo.
Rimettiamo le persone al centro.
Non c’è azienda senza l’energia delle persone.
Seguici su